JIS Q 15001

JIS Q 15001（個人情報保護マネジメントシステム）とは

JIS Q 15001は、個人情報保護マネジメントシステム（PMS）に関する日本産業規格です。組織が事業活動で取り扱う個人情報を適切に管理するための基準を定めています。この規格は、個人情報保護法を遵守するだけでなく、組織が個人情報を適切に管理するための体制を構築・運用し、継続的に改善していくことを求めています。

規格の概要

JIS Q 15001は、以下の要素から構成されるマネジメントシステムを指します。

計画（Plan）： 個人情報保護に関する方針や目標を定める。
運用（Do）： 計画に基づき、個人情報保護のための具体的な措置を実施する。
パフォーマンス評価（Check）： 個人情報保護の実施状況を評価し、改善点を見つける。
改善（Act）： 評価結果に基づき、個人情報保護の取り組みを改善する。

このPDCAサイクルを継続的に回すことで、個人情報保護のレベルを向上させていくことを目的としています。また、JIS Q 15001は、プライバシーマーク認証の取得要件にもなっており、第三者機関による審査を受けることで、個人情報保護体制の信頼性を高めることができます。

JIS Q 15001の要求事項

JIS Q 15001は、組織が取り扱う個人情報に関する様々な要求事項を定めています。主な要求事項は以下の通りです。

個人情報の特定： 組織が取り扱う個人情報を特定し、台帳に記録する。
リスク分析： 特定した個人情報に関するリスクを分析し、適切な対策を講じる。
内部規程の策定： 個人情報保護に関する規程を策定し、文書化する。
個人情報の取得と利用： 利用目的を明確にし、適法かつ公正な手段で個人情報を取得する。取得した個人情報は、本人の同意を得た範囲内で利用する。
個人情報の管理： 個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩などを防止するための安全管理措置を講じる。
PDCAサイクルの運用： マネジメントシステムを継続的に改善するための仕組みを構築し、運用する。

これらの要求事項は、個人情報保護法に定められた義務を遵守するだけでなく、より高いレベルでの個人情報保護を求めるものです。特に、「本人から直接書面によって取得する個人情報」については、個人情報保護法では利用目的の明示のみでよいのに対し、JIS Q 15001では明示に加えて本人の同意を得ることを求めています。

個人情報保護法との関係

JIS Q 15001は、個人情報保護法との整合性が図られた規格です。個人情報保護法で定義される用語は、JIS Q 15001でも同一の用語として使用されます。しかし、取り扱いについては、より厳格な基準が求められる場合があります。例えば、個人情報保護法では利用目的の明示のみで済む場合でも、JIS Q 15001では、明示に加えて本人の同意を得る必要がある場合があります。

個人情報の例

JIS Q 15001で保護対象となる個人情報には、顧客情報だけでなく、従業員の個人情報、採用応募者の情報、取引先の担当者情報なども含まれます。

顧客情報：商品の購入や問い合わせで得られる情報
従業員情報：雇用契約に基づく情報
採用応募者情報：選考のために得られる情報
取引先担当者情報：業務連絡のために得られる情報
その他：受託した個人情報、株主情報など

個人情報保護方針

JIS Q 15001では、組織が個人情報保護に関する取り組みを文書化し、内外に示すことを求めています。この指針を「個人情報保護方針」と呼び、一般的にWebサイトなどで公開されます。
個人情報保護方針には、組織の代表者の氏名の記載が必要であり、組織の個人情報保護に対する責任と決意を示す重要なものです。

個人情報の特定とリスク分析

組織は、まず事業で利用するすべての個人情報を特定し、台帳で管理する必要があります。この台帳は定期的に更新されます。次に、特定された個人情報について、取得、利用、保管、移送、委託、提供、廃棄の各段階でリスク分析を行います。リスク分析の結果に基づき、安全管理措置を策定し、実施、記録を残します。これにより、個人情報に関するリスクを適切に管理することが可能となります。

内部規程

JIS Q 15001では、個人情報保護マネジメントシステムの具体的な運用方法を定めた規程を文書化することを求めています。規程には、個人情報保護管理者の指名、個人情報の取得・利用・提供・委託に関するルール、個人情報の開示・訂正・削除請求への対応、従業員教育、内部監査、違反時の罰則などを明記する必要があります。

個人情報の取得・利用

個人情報を取得する際には、利用目的を明確にし、適法かつ公正な方法で行う必要があります。特に、直接書面で取得する場合には、利用目的、個人情報保護管理者、提供の任意性、不利益の可能性を本人に通知し、同意を得なければなりません。

個人情報の管理

組織は、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩などを防ぐための安全管理措置を講じる必要があります。また、個人情報に関する業務を外部に委託する場合は、委託先が同様の安全管理措置を講じているかを確認し、監督する必要があります。

PDCAサイクルの運用

JIS Q 15001は、PDCAサイクルを回すことで個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善を求めています。内部監査やマネジメントレビューを通じて、システムの見直しや改善を行う必要があります。

プライバシーマーク制度との関係

プライバシーマーク制度は、JIS Q 15001の要求事項を満たし、個人情報保護に関して適切な措置を行っていると認められた組織に付与されるものです。プライバシーマークを取得することで、組織は個人情報保護への取り組みを対外的にアピールできます。

JIS Q 15001の制定の歴史

JIS Q 15001は、情報技術の発展とともに、個人情報保護の重要性が高まる中で制定されてきました。当初はコンプライアンス・プログラムとして始まりましたが、その後マネジメントシステムへと進化し、個人情報保護法との整合性を図りながら、度々改正が行われてきました。各版の主な改正点は以下の通りです。

JIS Q 15001:1999: 個人情報保護に関する最初の規格として制定。
JIS Q 15001:2006: 個人情報保護法の施行を受けて、法との整合性を図り、マネジメントシステムへと変更。
JIS Q 15001:2017: ISO規格との整合性を図り、文書構造を大幅に変更。個人情報保護法改正に対応。
* JIS Q 15001:2023: 近年の個人情報保護法改正に対応。

まとめ

JIS Q 15001は、組織が個人情報を適切に管理し、保護するための重要な基準です。規格の内容を理解し、適切に運用することで、個人情報保護のリスクを低減し、社会からの信頼を得ることができます。また、プライバシーマークの取得を目指す企業にとっても、JIS Q 15001は必須の知識となります。

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